訪問診療の訪問スケジュール作成をIT化 月20時間以上の工数から残業ゼロに (松前内科医院様)

訪問漏れが起きてしまう精神的苦痛からも解放 松前内科様 ZEST事例インタビュー

松前内科医院様は、愛知県一宮市に平成12年に開業し、糖尿病内科を中心に内科・循環器内科など様々な医療を展開しています。現在、当院は、医師3名、非常勤医師5名、看護師8名、事務13名、栄養士10名のスタッフで外来診療と訪問診療を分担して運営しています。訪問診療の利用者様は現在240名/月で、数年前に比べて倍増しています。当院では、訪問スケジュール作成での残業時間が多いことが問題視され、作業の効率化を図るためにZESTの導入を決定しました。今回、スケジュール作成担当の事務員 野村様と杉本様にお話を伺いました。

野村様(右)と杉本様(左)
※撮影のためにマスクを外しています。

月20時間以上かけてシフト作成 ミスが出ることへの精神的な負担も

野村様「今までは私が仮のスケジュールを作成し、同僚の杉本が細かいチェックをして確定していました。Excelで一つ一つ作るので仮の暫定版と確定版を作るだけでも20時間以上かかり、残業が本当に多かったのです。それだけの時間をかけて作っても、『新しい利用者様が抜けている』『訪問回数が行かなければいけない回数分入力されていない』といったミスもあり、効率よく作ることが難しい状態でした。確定後のスケジュール変更はプリントアウトしたものに修正を書き加え、写真を撮りチャットツールで配信していました。作成が終わってもすぐに翌月の作成が始まり、憂鬱に感じることもありました。

シフト確定後、介護施設の方から訪問漏れの指摘が入ることもあります。訪問ミスはあってはならないことなので、精神的にも負担で落ち込みます。」

杉本様「私が予定表を作成するようになった時点で利用者様は120−130名程度で、その時からスケジュール作成は負担でした。しかし、現在は、利用者様数が当時の倍になり、チェックやミス防止がさらに煩雑になりました。予定していた方以外の急患が入ることや、悪天での訪問変更などイレギュラーもあり、当日にスケジュールを修正することもありました。当院内でも、訪問スケジュール作成の質や工数の多さが議題に上がっていたのですが、コンサルティング会社の方と話した際に改めてスケジュール作成にかかる残業の多さを指摘され、ZESTを導入するきっかけになりました。」

ZEST導入後 残業時間がゼロに 2人体制から1人で対応できるように 

野村様「導入後、杉本が1人で作成できる体制に変わりました。ZESTを導入した初期は今ある利用者様の情報を登録するのが大変でしたが、初期を過ぎると仮の最適化を一瞬でコンピューターが作成してくれるので、手間が大幅に省けると実感しました。現在私は最終チェックのみすればよい状態で、残業時間も改善されました。」

杉本様「『2週間隔で月に2回は訪問しなくてはいけないのに、スケジュールに月に1回しか訪問予定が入っていない』といったミスや、逆に『3回いれてしまっている』などのミスも無くなりました。スケジュール作成に関しては残業も減り、加えて、間違えないようにチェックする精神的な負担もなくなりました。」

ZESTで訪問スケジュールを作成される杉本様
※撮影のためにマスクを外しています。

今後利用者様が増える可能性がある事業所は、初期段階でのZEST導入がおすすめ

杉本様「在宅医療では訪問シフトを手作業やExcelで作っている所が多く、IT化で効率化した方が良いと思います。また、複数施設に訪問する必要がある場合にもZESTをおすすめです。その他、今後も利用者様が増える可能性がある事業所様には初期の段階でZESTを導入することをおすすめしたいですね。」

今後のZESTへの期待として、

野村様「当院の医師は訪問以外のスケジュールをGoogleカレンダーで管理しているので、訪問スケジュールも自動で同期できるとよいですね。」

杉本様「スケジュールを1週間ごとで見ることができたり、点滴している方などは週1回訪問しているのですが、訪問種別によってマークがつけられるようになると嬉しいです。」

松前内科様 事務員スタッフの皆さま
※撮影のためにマスクを外しています。