新規オープン事業所こそIT化し業務効率化の文化を浸透させる(Cruto嘉島・京町様)

グループ内でZESTを横展開 Cruto嘉島・京町様 ZEST事例インタビュー

訪問看護ステーションCruto嘉島様は、熊本県で7年前に開業し、現在は全37名(内、看護師13名、療法士19名)のスタッフで運営。利用者は月220~250名ほどです。

同じグループの訪問看護ステーションCruto京町様は2020年7月にオープン。スタッフは全7名(内、看護師4名、理学療法士1名、言語聴覚士2名)です。利用者は39名で、月間訪問は350件程です。

「毎日1時間以上費やすスケジュール作成を効率化したい。」と、まずは新規開業したCruto京町様でZESTを導入して実績を築き、その後、2020年11月より同グループのCruto嘉島様、ラシクアーレ様にZESTを横展開。田中様とシステム担当の米ヶ田様にお話を伺いました。

1日1時間以上かけてシフト作成 属人的なタスクは経営上のリスクに

田中様「今はCruto京町の所長ですが、以前はCruto嘉島で管理者として訪問スケジュール作成を担当していました。
当時は、手作業で、ホワイトボードにマグネット札を貼ってスケジュール調整をしていました。キャンセルや新規利用者など状況は刻々と変わっていく中、訪問スタッフと利用者様との相性、効率良いルートなど、ホワイトボードとにらめっこ。
1日1時間以上費やしてスケジュール作成をしていました。可能な限り、スタッフや利用者にとって最善のスケジュールにしたかったのです。

完成したらホワイトボードの写真を撮ってチャットツールでスタッフに配信していましたが、全員のスタッフがすぐにチェックするわけではありません。
新たに利用者からキャンセルが入り、そのスケジュール情報はすでに過去の情報となっていたこともあります。あわてて、当日の朝に修正することも日常茶飯事でした。

ゼストでスケジュール作成をされる田中様

米ヶ田様「どれだけ丁寧に作成してもホワイトボードからマグネットが落ちてしまったり、漏れやミスといったヒューマンエラーが生じてしまいます。他にも、チャットツールで急遽訪問してくれるスタッフを募っても、『自分は適切ではない』『他の訪問が入っている』などで譲り合いになってしまい、効率よく決まらないこともありました。
『なんとなくこの人が訪問すべき』ではなく、『システム上、最適な訪問者はあなた』と決めた方が効率的だなと感じていました。」

「また、スケジュール管理業務が田中1人に集中して属人的であることに対して懸念がありました。
もしも、田中が今日倒れたら明日のスケジュールを作れる人がいなくなってしまうのです。これは経営上のリスクでもあります。
機械システムで効率良く条件をマッチさせてスケジュールを作成し、スタッフに情報をリアルタイムで共有できるサービスはないのか?とWebで必死に探しました。そこで出会ったのがZESTだったのです。」

ZEST導入後、スケジュール作成はボタン1つ 訪問件数もアップ

ZESTはボタン1つで作成でき、クラウドサービスなので、いつでも最新版をチェックすることが可能です。

田中様「ZESTで作成したスケジュールを大型画面に投影しています。個々のスマホでもスケジュールを確認でき、常に最新情報を共有できるようになりました。何より、ボタン1つでスケジュール作成ができ、私自身の残業が減って助かっています。私が手作業で作成していた時は、感覚やマップを頼りに最適なスケジュールを調整をしていたつもりでしたが、ZESTではより効率的なスケジュールを作成することができるのです。誰が訪問した方が良いのかを感覚的に判断するのではなく、効率化を意識した判断を機械システムがしてくれるので、説得力があります。」

その他にも、「ZESTは予定が入っている部分に色がつきますので、空き時間がどこか直観的にすぐわかります。空き時間に新規獲得の営業を入れるなど他の仕事ができ、より効率的に時間を使うようになりました。」

米ヶ田様「ZESTを利用してから、実際に訪問件数がアップしています。これは経営の収益に直結しますので、大変助かっています。空き状況が一目瞭然であるため、病院から急遽呼ばれた時も行けるスタッフが誰かすぐわかります。すぐに病院を訪問できることは信頼に繋がります。」

新規オープン時こそIT文化浸透に最適 グループ内でZESTを横展開

まずは、新規オープンのCruto京町様でZESTを導入され、その後、同グループでより規模の大きいCruto嘉島様、ラクシアーレ様にZESTを横展開されました。

田中様「スケジュール作成に苦しむ管理者が効率化するITツールを入れたいと望んだとしても、現場はやり慣れた方法を好むことが多いと思います。何か新しいITツールを入れるということは、やり方を変えるということなので、多少痛みを伴います。だからこそ、新規の事業所は最初からスムーズにITツールを導入して、ITを文化を根付かせてしまうのが大事だと思います。ですので、まずはグループ内で新規オープンのCruto京町から導入することにしたのです。」

米ヶ田様「まずは新規事業所でスケジュール作成の“人的ミスをなくす、工数効率化”の実績を積み、同グループのCruto嘉島に横展開する際の説得材料にしました。ITに得意な人・不得意な人はいると思いますが、今はスマホを使うのが当たり前の時代。在宅医療でもIT文化が当たり前であることを根付かせるがとよいと思います。訪問ルートをどうするかは機械システムに任せて、人間はケアサービスの質の向上や患者との対話に集中すべきだと思うのです。ZESTによって、在宅医療のDXがさらに進むと思っています。」